Endreça els teus papers, fes-ne arxiu

M’ha agradat molt el treball publicat per l’arxiu de Girona per Celebrar el Dia internacional dels arxius de 2013, titulat Què es recordarà de nosaltres?, que vol ser una guia plena de consells per estructurar el propi arxiu personal i desar-lo en les millors condicions. Aquest document està escrit per diversos arxivers, dirigit per Lluís-Esteve Casellas de l’Arxiu Municipal de Girona.

La principal qualitat és que és breu i pràctic. Fa servir un llenguatge planer i entenedor, accessible a tots aquells que no tenen una connexió especial amb el mon dels arxius. No hi ha gaires prolegòmens teòrics, i cada apartat acaba amb un resum en forma de decàleg sobre el que cal fer i el que no s’ha de fer.

M’encanta que es situa en la realitat de les persones d’avui dia, que viuen en un entorn digital i generen documents digitals, i proposa noves pràctiques per l’adequada conservació de les fotos digitals i videos familiars, i dels propis escrits redactats a l’ordinador.

Fa una crida d’atenció a les qüestions de seguretat, autoria i guarda de la intimitat de la documentació digital.

Ofereix una senzilla classificació per organitzar els documents, tant en paper com digitals, abans de la seva ordenació i instal·lació en carpetes: documents administratius d’identificació personal (DNI, passaport, llibre de família…), acadèmics (títols acadèmics, butlletins de notes…), professionals (contractes laborals, nòmines, currículum…), patrimonials (escriptures de propietat, contractes de venda o lloguer…), econòmics (contractes i llibretes de comptes corrents, factures, rebuts…), sanitaris (assegurances mèdiques, informes mèdics, radiografies…), documents d’àmbit privat (correspondència, fotografies, assegurances de vida, diaris personals…).

En definitiva, dóna unes eines que posen fàcil a qualsevol persona endreçar els seus papers i estructurar-los com a arxiu.

M’ha agradat molt perquè és una mostra pràctica de com es crea el fons familiar: quan un membre de la família decideix desar ordenadament els seus papers. Aquest punt de vista convida a entendre el fons familiar com una suma de molts fons personals (encara que hi ha fons personals que no són familiars perquè no es generen ni desen en el context familiar). A la llarga aquest arxiu personal formarà part de l’arxiu familiar. Només faltarà que un altre parent de la següent generació decideixi conservar-lo, potser enriquir-lo, … i ja tenim el fons familiar!. No cal insistir en com facilitarà als descendents el coneixement de la història de la família!

Valoro molt positivament que els autors han sabut projectar la seva saviesa arxivística a la realitat social de fora de les seves oficines. Com conclou amb satisfacció l’arxiver riudellotenc Joan Boadas i Raset, aquesta guia “ha servit també per evidenciar una vegada més que l’Arxiu és un servei públic, obert al conjunt de la població i que treballa per donar resposta a les necessitats de la ciutadania”.

Enhorabona, Arxiu Municipal de Girona!

Anuncis

Com definir un fons familiar i les seves necessitats

Ets propietari d’un fons familiar? Vols tenir major control del teu arxiu? Necessites ajuda professional per tractar-lo?  Ves pensant en aquestes qüestions i hauràs començat a fer-ho.

  1. Referent al propietari: Cal definir amb exactitud qui te el títol de propietat, especialment cal aclarir si és d’un individu o d’un grup de familiars. En el cas que sigui propietat de diverses persones, cal detallar quin grau de parentiu tenen: si són germans o cosins, etc. També ha d’estar clar el títol de propietat, és a dir, si el propietari el te per herència, creació, compra, etc. i la data exacta d’adquisició.  Es pot completar afegint qui serà previsiblement el pròxim propietari.
  2. Referent a l’origen del fons: També cal explicar com s’ha format el fons, és a dir, fent què s’han arribat a aplegar els documents: pot ser l’activitat creativa o professional d’un individu, l’administració d’assumptes familiars, una empresa familiar, activitat de col·leccionisme, etc. Si s’ha format al llarg de diverses generacions cal detallar els noms i dates. Cal donar un títol provisional al fons i establir les dates extremes (data del document més antic i del més recent)
  3. Aspectes físics: És molt important estudiar la idoneïtat del lloc on està ubicat: si és al domicili, oficines, magatzem… deixant clara la relació de la ubicació amb la propietat. Dir exactament l’adreça. També cal descriure les condicions de temperatura i humitat del lloc, els metres lineals de prestatge que ocupa i en quins materials està instal·lat (en caixes, carpetes, sobres, de cartró, de plàstic…) i dins de quins mobles (armaris, prestages…)
  4. Tractament rebut: Cal detectar si hi ha un inventari o relació dels documents, i saber qui ha realitzat l’actual ordenació i quan, si es que es coneix. També cal saber si hi ha hagut altres intervencions i amb quines motivacions i criteris i per part de qui. És bàsic saber qui te accés al fons. Ha de quedar clar si hi ha documentació en préstec o que hagi sortit per qualsevol altre motiu. I s’ha d’aclarir si encara té algun ús o utilitat o encara rep nous documents, o és un fons tancat
  5. Disposició del propietari: Finalment cal saber si és el propietari qui encarrega el tractament i per quin motiu, és a dir, quines intencions te respecte al fons, i el grau de coneixement de les necessitats del fons-

En conversa amb l’arxiver totes aquestes qüestions es resoldran més fàcilment.

Llavors l’arxiver haurà d’efectuar una inspecció del lloc i mode d’instal·lació: mesurar la temperatura i la humitat relativa, calcular els canvis climàtics per calefacció, aire condicionat i estació de l’any, estudiar la proximitat d’instal·lacions d’aigua… , examinar l’estat i el material de què estan fetes les caixes o carpetes, observar si els documents tenen problemes d’acidesa, estrips, brutícia, desgast, pèrdua de suport, etc.

També haurà d’estudiar el mode d’ordenació, si és cronològic, tipològic, temàtic o pel format, si hi ha etiquetatge amb número d’ordre i foliació, establir les dates extremes i l’àmbit geogràfic, les tipologies documentals i els formats… Haurà d’esbrinar fins quin punt es coneix el productor i quines fonts d’informació hi ha, i sobretot fent què va crear el fons i amb quin objectiu (funcions i activitats)… Finalment haurà de valorar l’interès del fons a tercers i les necessitats de difusió.

La clau de volta del tractament del fons és el dictamen de l’arxiver referent a si cal respectar l’ordre originari o cal fer una nova classificació, i segons quin quadre de classificació.

Llavors tindràs el fons definit, sabràs en quin grau cal intervenir pel que fa a conservació, descripció i difusió, tindràs un pla d’acció i un pressupost.

S’albira un bon futur per al teu fons oi?

L’arxivística i els fons familiars

aL’arxivística actual dedica l’atenció merescuda als arxius privats, siguin d’empresa o associació, patrimonials, familiars o personals, molts dels quals acaben ingressant en biblioteques o arxius públics on hi reben el tractament necessari, tot i que no hi ha un treball profund que abasti tota la problemàtica que presenten: la literatura sobre el tema es limita als treballs d’alguns investigadors universitaris, professionals dels arxius públics, algun blog dedicat al tema, o ponència en circumstancials congressos… Penso que l’aneguet lleig dels arxius privats són els fons familiars contemporanis no dipositats en un arxiu públic.

Deixant a part els arxius propietat d’entitats, com associacions i empreses, a Catalunya hi ha sectors socials de famílies que conserven a casa seva papers dels avantpassats. Pot ser són descendents d’un clan arrelat a una masia o propietat territorial; llavors els seus fons són arxius patrimonials. Però també es pot tractar de descendents de famílies urbanes com la burgesia enriquida al segle XIX , els antics menestrals, o els botiguers que durant anys ha configurat la vida del barri… Molt o poc, aquestes famílies tenen fotografies, cartes, còpia de documents notarials, escrits creatius, documentació d’empresa… dels seus avantpassats. La documentació potser ja ha passat per sis generacions i si s’ha conservat és pel sentit de família i per l’afecte natural a la pròpia història familiar. La guerra del 1936 va suposar la pèrdua de molts d’aquests fons, que els seus propietaris van haver d’abandonar.

Ara la tasca a fer és divulgar informació. Aquesta documentació, per la seva antiguitat,  en molts casos forma part del patrimoni documental català, segons la llei de Patrimoni 9/1993, article 19. Sovint no ho saben ni els mateixos propietaris, i per tant desconeixen les obligacions que en tenen. Està clar que sempre hi ha la possibilitat d’ingressar el fons a un arxiu públic. Però si els propietaris no tenen intenció de traslladar-la, o cap arxiu públic se’n interessa, tenint en compte que els arxius públics no poden ingressar-ho tot, aquesta documentació queda sense cura i en perill constant de desaparèixer.

Mentre l’Administració no generi mecanismes eficaços per preservar i difondre aquests fons estarem en perill de perdre més i més patrimoni documental. Fem volar la imaginació: caldria una oficina pública dedicada als fons familiars, llançada amb una bona campanya de comunicació, que oferís informació i facilitats econòmiques i tècniques per aconseguir un primer pas que seria el cens i l’inventari dels fons familiars que continguin un document de més de cent anys. Fins i tot podria oferir incentius per participar en un programa de dipòsit temporal dels fons per al seu tractament, digitalització o préstec, i crear una base de dades dels fons familiars d’accés restringit a investigadors…

Com això per ara és una quimera, els arxius familiars queden a la seva sort, com constatem amb tristor molts arxivers. Una intervenció que pot ajudar a reduir i encaminar aquesta problemàtica és el servei de tractament de la documentació a domicili,  poc conegut i estudiat per l’arxivística. És un servei altament personalitzat, que es realitza amb implicació del propietari i que ha de ser compatible amb la moderació dels preus: mentre no hi hagi subvencions l’única manera  és estandarditzar el treball, tenir clarament dissenyats els procediments per reduir el temps de dedicació. La qualitat del treball queda garantida pels estàndards comuns professionals dels arxivers (Norma de Descripció Arxivística Catalana),  i el treball en grup amb l’assessorament de tècnics especialitzats.

Els arxivers hem de tenir prou iniciativa per anar tractant aquests fons i formant els seus propietaris, però alhora hem de crear estudis que arribin a l’acció política perquè s’estableixin marcs normatius i directrius polítiques, i es facin campanyes informatives que permetin l’aflorament i posada en valor dels fons familiars.