Endreça els teus papers, fes-ne arxiu

M’ha agradat molt el treball publicat per l’arxiu de Girona per Celebrar el Dia internacional dels arxius de 2013, titulat Què es recordarà de nosaltres?, que vol ser una guia plena de consells per estructurar el propi arxiu personal i desar-lo en les millors condicions. Aquest document està escrit per diversos arxivers, dirigit per Lluís-Esteve Casellas de l’Arxiu Municipal de Girona.

La principal qualitat és que és breu i pràctic. Fa servir un llenguatge planer i entenedor, accessible a tots aquells que no tenen una connexió especial amb el mon dels arxius. No hi ha gaires prolegòmens teòrics, i cada apartat acaba amb un resum en forma de decàleg sobre el que cal fer i el que no s’ha de fer.

M’encanta que es situa en la realitat de les persones d’avui dia, que viuen en un entorn digital i generen documents digitals, i proposa noves pràctiques per l’adequada conservació de les fotos digitals i videos familiars, i dels propis escrits redactats a l’ordinador.

Fa una crida d’atenció a les qüestions de seguretat, autoria i guarda de la intimitat de la documentació digital.

Ofereix una senzilla classificació per organitzar els documents, tant en paper com digitals, abans de la seva ordenació i instal·lació en carpetes: documents administratius d’identificació personal (DNI, passaport, llibre de família…), acadèmics (títols acadèmics, butlletins de notes…), professionals (contractes laborals, nòmines, currículum…), patrimonials (escriptures de propietat, contractes de venda o lloguer…), econòmics (contractes i llibretes de comptes corrents, factures, rebuts…), sanitaris (assegurances mèdiques, informes mèdics, radiografies…), documents d’àmbit privat (correspondència, fotografies, assegurances de vida, diaris personals…).

En definitiva, dóna unes eines que posen fàcil a qualsevol persona endreçar els seus papers i estructurar-los com a arxiu.

M’ha agradat molt perquè és una mostra pràctica de com es crea el fons familiar: quan un membre de la família decideix desar ordenadament els seus papers. Aquest punt de vista convida a entendre el fons familiar com una suma de molts fons personals (encara que hi ha fons personals que no són familiars perquè no es generen ni desen en el context familiar). A la llarga aquest arxiu personal formarà part de l’arxiu familiar. Només faltarà que un altre parent de la següent generació decideixi conservar-lo, potser enriquir-lo, … i ja tenim el fons familiar!. No cal insistir en com facilitarà als descendents el coneixement de la història de la família!

Valoro molt positivament que els autors han sabut projectar la seva saviesa arxivística a la realitat social de fora de les seves oficines. Com conclou amb satisfacció l’arxiver riudellotenc Joan Boadas i Raset, aquesta guia “ha servit també per evidenciar una vegada més que l’Arxiu és un servei públic, obert al conjunt de la població i que treballa per donar resposta a les necessitats de la ciutadania”.

Enhorabona, Arxiu Municipal de Girona!

Anuncis

L’aportació dels historiadors als arxius familiars

Cal reconèixer, a desgrat, que els estudis teòrics sobre els fons familiars sovint han estat protagonitzats per historiadors, que hi troben una molt important font d’estudi. I que els arxivers, salvant molt honorables excepcions, s’han dedicat amb timidesa a teoritzar aquest tema.

Ja vaig explicar les iniciatives de diverses universitats catalanes en l’estudi i catalogació dels arxius familiars. És en l’àmbit peninsular on hi ha hagut les més importants iniciatives acadèmiques dedicades a l’estudi dels arxius familiars.

La Casa Velázquez de Madrid, o École des Hautes Études Hispaniques et Ibériques, va endegar entre 2013 i 2015 el programa ARCHIFAM sobre la gènesi dels arxius familiars, amb el títol Los archivos de familia en la Península Ibérica (siglos XIII-XVII). Es proposava estudiar el fenómeno de la construcción de los archivos (…), poner de relieve los complejos lazos entre dichos archivos y las familias que los originan (…) para intentar determinar el papel que jugaron los archivos familiares en la construcción de la historia, la identidad y la memoria de dichas familias. El punt de vista era interessant, antropològic: no tant fer la història de l’arxiu o de la família, que era l’òptica tradicional dels historiadors, sinó entendre el perquè i com es formen els arxius familiars, que és l’òptica dels arxivers.

Dins d’aquest programa l’any 2013 la Casa Velázquez va organitzar el seminari Los archivos de familia. Formas, historias y sentido de una génesis (siglos XIV-XVII). A Vitòria l’abril 2014 es va realitzar el col.loqui Archivos de familia. Grupos sociales, dominación y construcción de la memoria (siglos XII-XVI). A casa nostra al març de 2015 la Facultat de Dret de la Universitat de Girona i, ara sí, l’Arxiu Històric de Girona, va organitzar les Jornades d’Estudi Internacionals Escriptures familiars: patrimoni i documentació

Com a resultat i colofó del projecte, la Casa Velázquez va instituir el 2015 un taller doctoral sobre el archivo en sí mismo: ¿cuándo, cómo y por qué las familias han decidido conservar, clasificar y organizar los documentos que se han convertido en archivos?

Per altra banda l’Instituto de Estudos Medievais de la Facultat de Ciències Socials i Humanes de la Universitat Nova de Lisboa va crear el 2008 un doctorat sobre Arxivística històrica. El 2009 va organitzar un workshop i conferències sobre arxius de família, i el 2010 les jornades Salvaguarda e valorização dos arquivos de família. Aspectos legais, económicos e organizativos, i finalment el col.loqui internacional Arquivos de família, séculos XIII-XIX: que presente, que futuro?, l’octubre de 2010 (publicat el 2012).

En una segona etapa va participar en el projecte ARCHIFAM de Casa Velázquez, amb estudis sobre els arxius familiars als segles XIII-XIV (2013-2015) i el projecte INVENTARQ que pretén inventariar els fons familiars portuguesos del segle XV al XX (2014-2015).

Com a resultat de les iniciatives portugueses, destaco dos fites importants que ha assolit la historiadora Maria de Lurdes Rosa: la creació del portal ARQFAM dedicat als arxius familiars, i el llibre Arquivos de familia. Memorias habitadas, de que pretén ser un manual assequible dirigit als propietaris dels fons d’arxiu familiars.

La conservació dels papers de família en el domicili

Moltes famílies no han optat per portar l’arxiu familiar a un arxiu públic, i els conserven encara a casa. La situació en què es troben els documents és, per una part, positiva, ja que en te cura gent que els estima i està interessada en la seva conservació; però per altra part és una situació perillosa perquè per falta de coneixements es desen els documents en males condicions físiques tant d’emmagatzematge com climàtiques que els fan malbé, o pitjor encara realitzen “restauracions” casolanes poc respectuoses (amb celos, grapes i gomes) que encara empitjoren el seu estat.

Ho ha un tipus d’intervenció “de conservació activa” de la què els propietaris s’han d’abstenir, i és la restauració dels documents. Cal deixar-la en mans de professionals per la seva complexitat i perquè una intervenció casolana sol ser a la llarga desastrosa per al paper.

En canvi la “conservació passiva” consisteix a conservar els documents de la manera que es degradin el mínim possible, i això pot fer-ho el propietari si es pren la molèstia d’estudiar la manera. Només cal que ens preguntem com guardem els documents i com els manipulem.

El lloc on es guarda la documentació ha de ser un ambient net i fosc per evitar que els gasos contaminants, la llum, l’acumulació de pols, l’aire condicionat provoquin reaccions químiques degradants en els papers per acidificació, oxidació o abrasió. Cal evitar que la temperatura sigui alta per prevenir l’acidificació que facilita taques per fongs i foxing; però tampoc ha de ser baixa per evitar la rigidesa i fragilitat del paper. Cal una temperatura estable de 16-22ºC i una humitat relativa de 30-55 %. Aquestes bones condicions de clima i netedat us evitaran l’aparició d’agents biològics com els fongs, els insectes i fins i tot els ratolins que es mengen el paper. Defugiu, per tant, golfes, galeries (com la de la foto!) i soterranis!

La norma bàsica per a la guarda dels documents és aïllar cada document per evitar reaccions químiques amb els altres de diferent composició. Cal posar separadors entre els documents o desar-los dins carpetes de paper o cartró o de fundes de plàstic; però atenció, aquests separadors, carpetes i fundes han de ser “de conservació” (paper o cartró amb reserva alcalina i sense lignina; plàstic sense additius, com pot ser el polièster, polietilè o polipropilè). Si es fan servir fundes de plàstic tancades cal posar-hi dintre gel de sílice per evitar una bossa d’humitat.

De la mateixa manera, no és encertat desar la documentació en prestatges o armaris de fusta, perquè aquesta transmetrà la seva acidesa als papers; és preferible utilitzar prestatges metàl·lics (esmaltats al forn) que són neutres. No poseu la documentació a dalt de tot ni a baix de tot perquè és fàcil que s’hi facin bosses d’aire si no hi ha prou ventilació.

Cal tenir seny per col·locar la documentació de manera folgada i equilibrada, sense comprimir-la dins una carpeta, ni deixar que sobresurtin document susceptibles al frec, ni posar-los doblats ni rebregats… d’altra manera possiblement causarem estrips en els papers. Els retalls de diari han d’estar especialment aïllats per evitar que transmetin als altres la seva alta acidesa. Els llibres gruixuts i els documents grans és millor desar-los en horitzontal.

És preferible no emmarcar mai cap document, però si es fa, ha de ser una emmarcació “de conservació”, especialitzada, perquè l’exposició a l’aire, la llum i els material de l’emmarcació no afectin el paper.

Hem de manipular els papers el mínim possible i quan ho fem cal tenir les mans ben netes (el greix dels dits i la humitat són oxidants) o fer servir guants de cotó sense tint o de làtex. Per suposat mai s’ha de parlar o fumar o menjar al davant d’un document d’arxiu! Mai feu servir grapes, clips, gomes, agulles de cap… que foraden, deformen i taquen els papers. No hi poseu etiquetes adhesives perquè la cola acabarà traspassant als papers.

Per suposat quan ens trobem amb algun problema de conservació com dificultat per controlar les condicions climàtiques, aparició de plagues, observació de l’acidificació o estrips dels papers, etc, hem d’anar a un professional, perquè de solucions n’hi ha moltes però cal criteri i habilitat per aplicar-les.

Agraïm a Xavier Nubiola, enginyer tèxtil especialitat en la conservació d’arxius, les seves explicacions acurades sobre aquest important tema.

La mudança i l’arxiu

Un moment de gran perill per als arxius és el de la mudança. No podem emportar-nos-ho tot, ja que tendim a acumular moltes coses inservibles, i hem de fer una tria. Això a la caixa, això a les escombraries.

Els papers de família haurien d’estar per sobre d’aquesta tria, però desgraciadament, com no hi ha prou pedagogia del seu valor i els propietaris no coneixen altres alternatives, sovint acaben sotmesos a la pregunta “i això per a què ho guardo” o “per a què serveix”, el dubte “i ara què en faig”. Haurien d’estar per sobre de la tria perquè l’arxiu familiar no es mesura per la seva grandària ni pel seu valor econòmic ni per ho bonics o lletjos que siguin els papers: són un llegat familiar que sí o sí cal transmetre a les futures generacions.

El moment de la mudança, al contrari, ha de ser una ocasió per plantejar-nos què fer amb l’arxiu. Dipositar-lo a un arxiu públic? Millorar a casa les condicions de conservació? La primera opció és la més segura i definitiva, ara be, és igualment lícit, si l’encertem amb les mesures adequades .

En concret la mudança és l’ocasió de millorar l’estat dels documents. Ens adonem en un instant que la carpeta o caixes on estan desats no són suficientment resistents per protegir els papers dels cops i frecs de l’embalum i transport. Amb calma, posem els documents en noves carpetes fetes amb paper de conservació, adequades a les seves mides, sense que quedin pressionats ni rebregats ni sobresurtin.

Fet això caldrà numerar les carpetes i nomenar-les per mantenir el mateix ordre i etiquetatge que tenien els documents, i apuntar en un paper la llista de carpetes. A continuació guardem les carpetes dins d’una caixa de cartró no de les usuals en les mudances, perquè són molt àcides, sinó de conservació, que també numerarem i apuntarem en un paper.

Podeu trobar aquests materials en botigues especialitzades. Mireu aquestes webs, molt conegudes, per veure saber quina varietat de materials de conservació existeix:  http://www.arteymemoria.com/ ,  http://www.jcr1.com/productes.html.

En la nova casa cerquem un lloc que no estigui prop de la calefacció ni de l’aire condicionat, que el puguem inspeccionar, netejar i ventilar de tant en tant. La millor opció és guardar les carpetes dins la seva caixa, però també es poden posar a les lleixes dels prestatges, que han de ser de material no porós.

Ben desats, els paper de família no s’hauran perdut ni malmès, sinó al contrari, estaran més controlats i en millors circumstàncies de conservació.

Com definir un fons familiar i les seves necessitats

Ets propietari d’un fons familiar? Vols tenir major control del teu arxiu? Necessites ajuda professional per tractar-lo?  Ves pensant en aquestes qüestions i hauràs començat a fer-ho.

  1. Referent al propietari: Cal definir amb exactitud qui te el títol de propietat, especialment cal aclarir si és d’un individu o d’un grup de familiars. En el cas que sigui propietat de diverses persones, cal detallar quin grau de parentiu tenen: si són germans o cosins, etc. També ha d’estar clar el títol de propietat, és a dir, si el propietari el te per herència, creació, compra, etc. i la data exacta d’adquisició.  Es pot completar afegint qui serà previsiblement el pròxim propietari.
  2. Referent a l’origen del fons: També cal explicar com s’ha format el fons, és a dir, fent què s’han arribat a aplegar els documents: pot ser l’activitat creativa o professional d’un individu, l’administració d’assumptes familiars, una empresa familiar, activitat de col·leccionisme, etc. Si s’ha format al llarg de diverses generacions cal detallar els noms i dates. Cal donar un títol provisional al fons i establir les dates extremes (data del document més antic i del més recent)
  3. Aspectes físics: És molt important estudiar la idoneïtat del lloc on està ubicat: si és al domicili, oficines, magatzem… deixant clara la relació de la ubicació amb la propietat. Dir exactament l’adreça. També cal descriure les condicions de temperatura i humitat del lloc, els metres lineals de prestatge que ocupa i en quins materials està instal·lat (en caixes, carpetes, sobres, de cartró, de plàstic…) i dins de quins mobles (armaris, prestages…)
  4. Tractament rebut: Cal detectar si hi ha un inventari o relació dels documents, i saber qui ha realitzat l’actual ordenació i quan, si es que es coneix. També cal saber si hi ha hagut altres intervencions i amb quines motivacions i criteris i per part de qui. És bàsic saber qui te accés al fons. Ha de quedar clar si hi ha documentació en préstec o que hagi sortit per qualsevol altre motiu. I s’ha d’aclarir si encara té algun ús o utilitat o encara rep nous documents, o és un fons tancat
  5. Disposició del propietari: Finalment cal saber si és el propietari qui encarrega el tractament i per quin motiu, és a dir, quines intencions te respecte al fons, i el grau de coneixement de les necessitats del fons-

En conversa amb l’arxiver totes aquestes qüestions es resoldran més fàcilment.

Llavors l’arxiver haurà d’efectuar una inspecció del lloc i mode d’instal·lació: mesurar la temperatura i la humitat relativa, calcular els canvis climàtics per calefacció, aire condicionat i estació de l’any, estudiar la proximitat d’instal·lacions d’aigua… , examinar l’estat i el material de què estan fetes les caixes o carpetes, observar si els documents tenen problemes d’acidesa, estrips, brutícia, desgast, pèrdua de suport, etc.

També haurà d’estudiar el mode d’ordenació, si és cronològic, tipològic, temàtic o pel format, si hi ha etiquetatge amb número d’ordre i foliació, establir les dates extremes i l’àmbit geogràfic, les tipologies documentals i els formats… Haurà d’esbrinar fins quin punt es coneix el productor i quines fonts d’informació hi ha, i sobretot fent què va crear el fons i amb quin objectiu (funcions i activitats)… Finalment haurà de valorar l’interès del fons a tercers i les necessitats de difusió.

La clau de volta del tractament del fons és el dictamen de l’arxiver referent a si cal respectar l’ordre originari o cal fer una nova classificació, i segons quin quadre de classificació.

Llavors tindràs el fons definit, sabràs en quin grau cal intervenir pel que fa a conservació, descripció i difusió, tindràs un pla d’acció i un pressupost.

S’albira un bon futur per al teu fons oi?